Avec l’adoption massive du télétravail comme étant une nouvelle organisation de travail, plusieurs métiers sont devenus de plus en plus prisés. Le télé-secrétariat en fait partie. Quels sont les essentiels à connaître sur ce métier ? Pour y répondre, on va voir plus en détails ce qu’est le télé-secrétariat et quels sont les rôles d’un ou d’une télésecrétaire.
Télé-secrétariat : c’est quoi ?
Le télé-secrétariat désigne tout métier d’assistanat pouvant être réalisé à distance. La personne exerçant ce métier est nommée télésecrétaire. Pour pouvoir accomplir ses missions à distance, celui-ci s’appuie sur les différents moyens de communication accessibles à ce jour. On cite notamment le téléphone, la tablette numérique ainsi qu’un ordinateur, sans oublier une bonne connexion internet.
Il est possible de solliciter les services d’un télésecrétaire de façon permanente ou ponctuelle et à temps plein ou à temps partiel. En outre, celui-ci peut exercer au sein d’une entreprise et avoir le statut de salarié ou travailler à son propre compte, obtenant ainsi le statut d’indépendant.
Zoom sur les missions d’un télésecrétaire
Un télésecrétaire s’occupe généralement des tâches administratives et/ou commerciales de l’entreprise à laquelle il est rattaché. Dans ce cadre, ses missions se révèlent souvent très variées. En voici quelques exemples :
- Transcription et/ou rédaction de comptes rendus ;
- Transcription audio d’un courrier ;
- Saisie de données ;
- Mise à jour de la base de données des clients ;
- Classements des documents et des archives de l’entreprise ;
- Création et mise en page de documents et de dossiers administratifs ;
- Organisation des déplacements et des réunions ;
- Gestion d’agenda, des plannings et des appels téléphoniques ;
- Prise et suivi de commande ;
- Gestion de la relation client ;
- Gestion de la facturation : établissement et suivi ;
- Gestions des impayés et des contentieux.
Il convient de spécifier que cette liste est non-exhaustive. Le télésecrétaire peut exercer d’autres tâches en fonction de ce qui a été convenu lors de l’embauche.
Il existe également des branches spécialisées de télé-secrétariat, notamment dans le domaine médical et juridique.
Quels sont les atouts du télé-secrétariat ?
De nombreuses entreprises sollicitent aujourd’hui les services d’un télésecrétaire. Et pour cause ! Le télé-secrétariat présente de nombreux avantages.
Amélioration de l’image de l’entreprise
Un télésecrétaire se charge souvent de l’accueil téléphonique. Cela garantit un accueil de qualité et renvoie une belle image de l’entreprise dès le premier contact téléphonique : professionnalisme, disponibilité, dynamisme et engagement.
Rapidité et qualité de travail
Recourir au télé-secrétariat permet, en premier lieu, à une personne de se concentrer davantage sur ses principales tâches. En effet, elle ne sera plus encombrée par plusieurs tâches administratives.
Outre l’allègement des charges de travail des collaborateurs, le télé-secrétariat améliore également les performances globales de l’entreprise :
- Prise en charge rapide des demandes des clients et des appels téléphoniques ;
- Gestion améliorée et synchronisée des agendas ;
- Amélioration de l’organisation interne.
Enfin, la plupart des tâches confiées au télésecrétaire sont réalisées plus rapidement, d’autant plus que l’utilisation d’internet simplifie les échanges entre lui et son employeur.
Simplicité et flexibilité
Il est possible de faire appel à un télésecrétaire qu’occasionnellement, c’est-à-dire, en cas de besoin uniquement. Cela peut être :
- Lors d’une mission ponctuelle ;
- Lors d’une période où les charges de travail ont subitement augmenté ;
- Lors de l’absence d’un collaborateur : repos maladie, congé annuel, congé de maternité, etc.
Pour cela, il suffit de se rapprocher d’une entreprise mettant en relation le télésecrétaire et le commanditaire. L’autre alternative consiste à contacter directement un télésecrétaire indépendant.
Gestion et économie de budget
En faisant appel à un télésecrétaire pour assurer l’intérim, une entreprise bénéficie d’une réduction des charges sociales liées aux embauches CDD. En effet, une embauche en intérim avec une mission temporellement limitée ne requiert aucune formalité administrative.
En ce qui concerne le recours à l’externalisation, cela permet de connaître à l’avance le budget alloué aux tâches déléguées, ce qui permet de mieux se préparer. En outre, comme il s’agit d’une prestation de services facturée par le prestataire, il n’y a pas de salaire ou de charges associées à verser.